El estado de alarma excepcional provocado por el coronavirus ha obligado a un gran número de trabajadores a realizar su jornada laboral desde sus domicilios en unas condiciones que no siempre son las deseadas.

De hecho, dentro de las medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social derivado del COVID-19, tal y como se recoge en el artículo 5 del Real Decreto Ley 8/2020 de 17 de marzo, se formula el «Carácter preferente del trabajo a distancia», el cual es aplicable a aquellos puestos de trabajo que puedan ser ejercidos de forma autónoma y no presencial atendiendo a sus características específicas y a los medios requeridos para su desarrollo.

En condiciones estándar el objetivo del teletrabajo es claro, mejorar la eficiencia en el desempeño del puesto de trabajo a través del fomento del uso de nuevas tecnologías y la gestión del trabajo por objetivos al tiempo que, al independizar al empleado del lugar físico en el que normalmente desarrolla su trabajo, contribuye a la conciliación de la vida del trabajador a todos los niveles mejorando con ello el grado de satisfacción laboral.

A-  Decálogo del teletrabajo en tiempos de confinamiento

Conscientes de que teletrabajar desde casa mientras se está confinado no es precisamente fácil a continuación os facilitamos nuestro particular decálogo para haceros más llevadera la jornada laboral y contribuir a que le saquéis el máximo partido sin bajar el rendimiento mientras disfrutáis del trabajo realizado:

  1. Organiza tu jornada, planifica y prioriza con antelación
    Comprométete con las tareas a realizar. Planifica los objetivos a cumplir durante siguiente semana el viernes antes de terminar tu jornada laboral y revísala de nuevo el domingo por la tarde. Durante la semana haz una lista antes de terminar cada jornada laboral para saber lo que tienes que hacer al día siguiente dejando siempre espacio para imprevistos.
     
    Implícate al máximo, haz siempre todo lo que puedas, y recuerda que, en estas circunstancias, si intentas abarcar mucho más de lo que realmente puedes (tal y como harías si estuvieras en la oficina), a sabiendas de que tu entorno involuntariamente no te lo va a poner fácil, puedes acabar viviendo una situación tan estresante que te repercuta a todos los niveles y te impida avanzar. Para evitarlo, es recomendable que compartas con tu entorno tus necesidades a nivel laboral para que puedas teletrabajar y que el resto de los miembros de tu unidad familiar hagan lo propio para apoyaros los unos a los otros y así os facilitéis las cosas. Con ello estaréis trabajando una competencia tan importante para el trabajo en equipo como es la asertividad.
     
    Aunque estés trabajando por objetivos fíjate fechas de entrega/ejecución que sean realistas. El hecho de tener un calendario en el que incluir los objetivos fijados ayuda mucho a la hora de saber qué es importante y qué es urgente de cara a priorizar y ser productivo. Focaliza en lo que realmente es importante y urgente, y lo que no lo sea agéndalo, delégalo u opta por no hacerlo según el caso.
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    ¡Ah! Y procura chequear periódicamente el estado de tu ordenador (conectividad, actualizaciones, antivirus, estado de la cámara, el micrófono, las carpetas donde tienes los documentos, el acceso a las aplicaciones, la gestión de las claves, copias de seguridad, etc.)
     
  2. Fija rutinas y genérate un lugar de trabajo fijo en casa
    Elige tu lugar de trabajo en el que, a poder ser: tengas cierta privacidad, te distraigas lo menos posible, te encuentres cómodo, esté ordenado, se pueda ventilar con cierta frecuencia, tenga buena o suficiente luz y todo lo que vayas a necesitar para teletrabajar cada día (instala y utiliza en tu ordenador los mismos programas y herramientas que utilizarías si estuvieras en la oficina mientras estés teletrabajando). Así potenciarás tu creatividad y desarrollarás las tareas de manera ágil y eficaz. Sabemos que esta cuestión es bastante complicada si hay niños pequeños de por medio y/o la casa no es muy grande y no estás sólo en tu domicilio; por lo que te invitamos a que revises a qué horas tu entorno contribuye a que te puedas concentrar mejor siempre que coincidan con los momentos en los que tú eres más productivo, y a que te fijes en ese rango horario las tareas que te requieran estar al 100% de atención distribuyendo el resto de tareas a lo largo de la jornada laboral que definas consensuada con tu equipo. Recuerda que trabajas por objetivos y estos han de ser plasmados en el calendario de manera realista en función de lo que tu entorno te permite hacer en cada momento. Por eso es importante que definas y, en la medida de lo posible, procures seguir un horario realista como el que seguías cuando ibas a trabajar a la oficina, ya que, con ello estarás siguiendo unas pautas de trabajo que te facilitarán la concentración y el descanso.
     
    Levántate pronto y sigue aquellas rutinas qué harías en casa antes de ir a la oficina (por ejemplo, ducharte antes de empezar a trabajar, arreglarte, etc.) así contribuirás a que tu cerebro se posicione en modo trabajo. Agenda pausas periódicas para desconectar brevemente tal como harías si estuvieras en tu lugar habitual de trabajo y durante las mismas no uses el ordenador (si necesitas usar internet en esos momentos usa otro tipo de dispositivo, por ejemplo: un smartphone o Tablet). Fija la hora en la que revisarás el correo electrónico y la hora en la que terminarás de trabajar y apagarás el ordenador (ponte una alarma que te lo recuerde). Evita tener una jornada laboral interminable, estructúrala tal y como harías si estuvieses en la oficina. Desconecta cuando toque desconectar, evita la hiperconexión tal y como se recoge en el art. 88 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
    Una vez iniciada la desescalada agéndate el salir de casa para cambiar de escenario, socializar con otras personas y airearte. Si no puedes salir de casa separa el lugar en el que te sientas a trabajar del espacio en el que suelas desconectar.
    Procura cumplir el horario que te fijes y, sobre todo, evita estar teletrabajando y hacer cosas que no son teletrabajo (poner lavadoras, hacer la comida, los deberes con los niños, atender llamadas de teléfono que no son ni importantes ni de trabajo, etc., es decir, evita la multitarea.)
     
  3. Trabaja en Equipos Virtuales
    Mantente conectado con tus compañeros de trabajo, contribuye a la buena comunicación con ellos y así reforzarás el espíritu de equipo.
    En el equipo todo el mundo debe tener clara la visión (qué se está haciendo, cómo y para qué), saber dónde se encuentra la información (datos, documentos y procedimientos a seguir) y dónde guardar aquella nueva que se genere; y establecer canales que fomenten la comunicación y el seguimiento de las tareas y/o proyectos que se utilizarán en cada caso.
    Usa el correo electrónico y el teléfono (a poder ser de empresa) siempre que sea posible, pero evita que estos sean el único sistema de comunicación.
    Para garantizar la conectividad del equipo y su coordinación, aunque en un principio requieran cierto tiempo para aprender su manejo, cread grupos de trabajo en aplicaciones de mensajería instantánea profesionales mediante Equipos Virtuales estableciendo una metodología colaborativa que fomente la cooperación y colaboración entre los integrantes del mismo.
    Generad también espacios para que podáis compartir inquietudes que vayan más allá de lo laboral en los momentos de descanso.
     
    Realizad reuniones periódicas de coordinación en las que estéis todos presentes y aprovechad aquellas en las que haga seguimiento para promover la cohesión del equipo, la toma de decisiones y el dinamismo de los proyectos.
    Resolved las dudas sobre procedimientos y demás cuando estas surjan fomentando siempre una comunicación fluida y empática.

    Nuestra recomendación es que desde un principio dejéis claros los objetivos comunes y que trabajéis por ellos como equipo, es decir, que os mováis desde el nosotros evitando el individualismo.

  4. Remedios frente a la distracción
    Desconecta el móvil y cierra todas aquellas aplicaciones que puedan distraer tu atención en el trabajo (evita el uso de los navegadores si no es necesario, así como de tus cuentas privadas de correo y redes sociales).
    ¿Has probado a trabajar siempre con la misma canción o lista de reproducción de música instrumental de fondo? Resulta un buen anclaje para estimular al cerebro a entrar en modo trabajo. Por cierto, si el ruido te molesta prueba con las ondas binaurales y ponte auriculares.
    ¿Sabías que hay gente a la que tener la radio o la televisión encendida en un segundo plano con el volumen bajo le ayuda a concentrarse y ser productivo?
     
  5. Se disciplinado, ordenado y responsable con tus compromisos laborales para que la actividad que realizas sea realmente productiva. Recuerda, tu empresa confía en ti y en tu capacidad para resolver los problemas y buscar soluciones de manera autónoma y proactiva. ¿Sabes cuáles son las principales habilidades que más se valoran en quien teletrabaja? Hacer una buena gestión del tiempo, autodisciplina, proactividad, perfil colaborador para trabajo en equipo, actitud abierta al aprendizaje, saber exponer sus ideas, capacidad de resolución de problemas, actitud positiva y entusiasta, transparencia en todas sus acciones y ética profesional.
     
  6. Se resiliente, aprende de todo lo que te ocurra y sácale la lectura positiva. La situación actual en la que nos encontramos nos brinda una “buen escenario” para conocernos mejor a nosotros mismos a todos los niveles, ver cómo nos posicionamos ante lo que nos ocurre y cómo lo vivimos. Aprovéchalo todo para avanzar. ¿Podrías incluir de estos aprendizajes competencias nuevas en tu CV adquiridas durante el confinamiento?
     
  7. Enfoca el teletrabajo como un reto apetecible y confía en tu talento para resolver cada jornada. ¿Qué logros alcanzados durante el confinamiento podrías incluir en tu CV?
     
  8. Detecta tus debilidades y trabaja en ellas para que se conviertan en fortalezas y así aumente tu talento.
     
  9. Visualiza cómo quieres verte teletrabajando y para qué quieres verte así, es decir, el beneficio que obtendrías si alcanzases esa situación y tenla muy presente cuando te sientes a trabajar. Cuando uno tiene claro el objetivo (el para qué de las cosas) el cómo materializarlo en cierta medida sale solo.
     
  10. Pasa a la acción. Hasta aquí llega la teoría, ¿qué vas a hacer a partir de ahora para ponerlo en práctica? ¿por dónde vas a empezar? Recuerda que el subdividir una gran tarea/objetivo de desempeño en pequeñas tareas contribuye a simplificar las cosas y a estimular el paso a la acción ya que, por separado, éstas se asumen como tareas más factibles o realizables.

 

B- Herramientas virtuales

Con el fin de facilitar el teletrabajo a continuación te proporcionamos toda una serie de herramientas para utilizar tanto a nivel individual como en equipo, a sabiendas de que a poco que busques por Internet encontrarás muchas más:

  1. GESTIÓN DE ARCHIVOS
    A la hora de teletrabajar resulta fundamental guardar la nueva información que se genere (datos, documentos y procedimientos a seguir) en lugares de fácil acceso para los miembros del equipo, así como utilizar los canales adecuados que permitan su envío, por lo que, según la finalidad que se persiga, recomendamos:
  2. COMUNICACIÓN
    Establecer una comunicación empática y fluida con todos los miembros del equipo resulta fundamental para garantizar la eficacia del teletrabajo que se realiza.
    La conectividad de los mismos y su coordinación se ve facilitada mediante el uso aplicaciones de mensajería instantánea tales como las que ofrecen:
    Gestiona Comunica, Google Hangouts, Microsoft Teams, Quip, Slack, Twist
  3. CORREO ELECTRÓNICO
    El correo electrónico se puede gestionar de mil formas: dando seguimiento a aquellos correos que sean considerados más importantes, priorizando mensajes de personas frente a boletines, generando equipos para comentar de manera privada correos electrónicos o delegarlos, crear borradores que sean compartidos, plantillas de uso frecuente a mensajes habituales, etc.

    En este sentido destacamos la versatilidad de Spark
     

  4. CREATIVIDAD
    A la hora de conceptualizar ideas, crear presentaciones interactivas, elaborar mapas mentales, lluvia de ideas, etc. que agilicen, por ejemplo, la toma de decisiones de manera colaborativas no te pierdas:
    Mentimeter, Mindnode, Miro, Padlet, Stormboard
  5. GESTIÓN DE TAREAS Y PROYECTOS
    En cuanto a la organización de tareas, priorización de proyectos, agendar acciones en el calendario, etc. resulta muy eficaz entre otras opciones la generación de tableros colaborativos de cara a garantizar una buena comunicación y facilitar su seguimiento. En este caso te hablamos de:
    Asana, BaseCamp, Hibox, Idonethis, Kanbanflow, Monday, Omnifocus, Tasksoffice, Tick Tick, Todoist, Trello
  6. PRODUCTIVIDAD
    En este caso el abanico de posibilidades es muy amplio, ya que las distintas opciones que encontraremos nos permitirán abarcar desde la gestión integral de los proyectos (facturación, soporte y gestión de incidencias) centrándose en la relación con los clientes a la productividad de los miembros del equipo, su satisfacción en el puesto, etc.
    Quizás ya las conozcas, algunas de ellas son:
    Chimp or Champ, Focusmate, Sesame, Teamleader, TimeDoctor
  7. REUNIONES
    Las reuniones de coordinación y seguimiento promueven, a través de una comunicación fluida y empática, la cohesión del equipo, la toma de decisiones y el dinamismo de los proyectos.Seguro que ya las utilizas y conoces bien, aquí te citamos unas cuantas de ellas:
    Adobe Connect, Cisco Webex, Jitsi, Microsoft Teams, Skype, Whereby, Zoom
  8. CONEXIÓN EN REMOTO
    Para poder acceder e interactuar con el ordenador de la oficina e incluso resolver alguna incidencia que le haya podido ocurrir a otro compañero mientras se teletrabaja resultan muy útiles programas tales como:
    Escritorio remoto de Chrome, Team Viewer Remote Controller
  9. OFIMÁTICA
    En cuanto al conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar, mejorar tareas y procedimientos relacionado las más utilizadas son:
    Google Suite, Office 365
  10. FORMULARIOS
    La forma más eficaz y eficiente de planificar eventos, enviar encuestas, hacer sondeos o recopilar cualquier otro tipo de información es utilizar programas como:
    Google Forms, Microsoft Forms 

 

C- Cuestiones básicas sobre normativa del teletrabajo en tiempos de confinamiento

A la hora de resumir los aspectos más importantes en cuanto a la normativa vigente relacionada con el teletrabajo, el estado de alarma y la prevención de riesgos laborales, siempre dentro del marco del Estatuto de los trabajadores, destacamos: