¿Qué es el archivo municipal de Pozuelo de Alarcón?
Es la oficina técnica que conserva, gestiona y da acceso a los documentos administrativos finalizados una vez que han sido transferidos desde los archivos de oficina de los Departamentos. Es decir, es el archivo central administrativo del Ayuntamiento y también el archivo histórico. No obstante, varios Servicios del Ayuntamiento cuentan con sus propios archivos y no transfieren documentos al archivo municipal.
A falta de documentos históricos, la principal naturaleza del archivo municipal es la administrativa. En 2024, la fecha extrema de las transferencias llegaba hasta 2023. Esa fecha se actualizará conforme sigan las transferencias de los documentos en papel que todavía retienen los archivos de oficina de los Departamentos; además, una vez que entre en servicio el Archivo Electrónico Único del Ayuntamiento, los expedientes electrónicos finalizados que cumplan determinadas condiciones también irán progresivamente siendo transferidos a dicho repositorio.
¿Qué institución es la titular del archivo municipal de Pozuelo de Alarcón?
El archivo municipal, Unidad Administrativa de Archivo y Gestión Documental, pertenece al Ayuntamiento de Pozuelo de Alarcón; a su vez, forma parte del Subsistema de Archivos de Entidades Locales de la Comunidad de Madrid. La Unidad Administrativa de Archivo y Gestión Documental sigue las instrucciones y estándares marcados por la Subdirección General de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid https://www.comunidad.madrid/archivos/index.php/es/
¿Cuál es su puesto en el organigrama?
La Unidad Administrativa de Archivo y Gestión Documental, se integra en la Segunda Tenencia de Alcaldía, Dirección General de Hacienda, Recursos Humanos y Régimen Interior. El titular de la Dirección General ocupa la Jefatura del servicio. La plantilla es de dos funcionarios de carrera. En la actualidad, ninguna de las tareas del archivo municipal está externalizada.
¿Qué antigüedad tienen los documentos administrativos del archivo municipal de Pozuelo de Alarcón?
El documento más antiguo es de 1880 y es un título de nombramiento como escribiente ordenanza de Secretaría. La Guerra Civil (1936-1939) destruyó prácticamente todo el archivo. (Esto no quiere decir que todos los escritos municipales anteriores a 1939 hayan desaparecido por completo puesto que algunos pueden encontrarse incorporados a expedientes de otras instituciones y hoy pueden hallarse en archivos históricos estatales, en el Archivo de Villa (Madrid), archivos militares, en el de la antigua Diputación Provincial, el de la Confederación Hidrográfica del Tajo, el del Canal de Isabel II, el del Gobierno Civil de Madrid, archivos de la Iglesia Católica, archivos judiciales, archivos notariales, archivos de los registros de la propiedad, archivos del Registro Civil, archivos privados, etc.) A partir de 1939, poco a poco, vuelve a retomarse la actividad municipal y empieza una nueva etapa archivística. Hay que esperar hasta el año 2000 para que se dote la plaza de archivero/-a.
¿Quién puede solicitar acceso a los documentos gestionados y conservados por el archivo municipal?
El archivo municipal es de acceso libre para todos los ciudadanos. Con carácter general, se atiene a lo regulado por la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, aunque ha desarrollado un procedimiento un procedimiento simplificado de solicitud de acceso directo acogiéndose a la Ley 6/2023, de 30 de marzo, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid.
¿El archivo municipal hace copias?
Sí. El ejercicio del acceso conlleva la posibilidad de encargar copias. El archivo municipal de Pozuelo de Alarcón permite la fotografía. Por lo que respecta al encargo de copias, el archivo municipal no las gestiona directamente sino que da paso a la Oficina Central de Reprografía. El archivo municipal no hace fotocopias ni escanea.
¿Qué servicios presta?
Entre los servicios que presta, se encuentran entre otros:
- Recibe documentación de los archivos de oficina de los distintos departamentos municipales según el procedimiento tasado de la transferencia.
- Crea y actualiza el cuadro de clasificación de series documentales.
- Cataloga en su base de datos.
- Procede a la instalación (estanterías, planeros, repositorios digitales) de los documentos administrativos que le han sido transferidos.
- Da servicio de acceso a los ciudadanos.
- Da servicio de acceso interno.
- Da servicio de referencias.
- Tiene un plan estratégico de eliminación de documentos administrativos cumpliendo el procedimiento establecido por la Comunidad de Madrid.
- Redacta informes sobre la materia de gestión documental.
- Tiene su propio programa presupuestario. También capta subvenciones y promueve convenios.
- Hace pliegos de condiciones técnicas para los contratos públicos de su especialidad.
- Genera contenidos para su página web.
- Colabora con otras áreas del Ayuntamiento y participa en gestiones transversales.
- Es el departamento que hace de enlace entre el Ayuntamiento y el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. Cumplimenta la estadística bianual del Censo de Archivos de la Comunidad de Madrid.
¿El Archivo Municipal de Pozuelo de Alarcón está digitalizado?
No. En su caso, el Ayuntamiento podría sacar a licitación pública la digitalización. Consultar el apartado Digitalización . La necesaria planificación de digitalización externalizada debe compaginarse con la planificación de la eliminación de grandes volúmenes de documentación que han perdido la utilidad administrativa y que tampoco cuentan con valores secundarios o de conservación permanente.
¿Se puede pedir al archivo municipal que mande copias por correo?
No.
¿Se pueden sacar documentos custodiados por la UA de Archivo y Gestión Documental fuera del Ayuntamiento?
No.
¿Qué servicios remotos da el archivo municipal por los canales de correo electrónico y teléfono?
Las citas y seguimiento del expediente de acceso, y el servicio de referencias. El pie de los correos emitidos por el archivo municipal pone: <<Nota informativa: De conformidad con la Ley, se informa que el ejercicio de su derecho de acceso debe ser compatible con otros derechos y, de manera principal, con la protección de datos de carácter personal que puedan figurar en el documento. Por ello, el solicitante tiene la obligación de que la información que contenga datos de carácter personal únicamente podrá ser utilizada para las finalidades que justificaron el acceso a la misma y siempre de conformidad con la normativa de protección de datos. Igualmente, tiene la obligación de ejercer el derecho de acceso conforme a los principios de buena fe e interdicción del abuso de derecho. Atención, El servicio del Archivo sigue el siguiente procedimiento: 1.- Es necesario presentar una solicitud en el Registro General de Entrada del Ayuntamiento o en cualquier otro Registro Administrativo intercomunicado con el Registro General del Ayuntamiento de Pozuelo de Alarcón. Para documentación urbanística anterior a 2019, diríjase a nosotros y ponga que el destinatario de la solicitud es el departamento del Archivo Municipal.2.- Nuestro servicio es presencial de consulta en sala. Con independencia de cuál sea la expresión que el interesado ponga en la solicitud, el Archivo no hace copias y las entrega. Cuando se recibe una solicitud, comprobamos si todo está correcto y damos cita para visita y consulta en sala. Se sigue el orden cronológico. En esa visita, el interesado puede hacer fotografías siempre bajo las limitaciones de la normativa de protección de datos. Si prefiere otro sistema de copia distinto a la fotografía, puede encargarlo al departamento de Reprografía que ya pasará a llevar la correspondiente gestión de presupuesto, copiado, aviso de recogida y cobro. Somos departamentos diferentes. 3.- El horario específico para la consulta en sala va de 12:30 a 14:00 h. Nuestro compromiso de divulgación: Por favor, visita nuestra web Archivo municipal>>.
¿Quién autoriza el acceso a la información del archivo municipal, los departamentos productores o el archivo municipal?
El personal del archivo municipal.
¿El Archivo Municipal guarda todos los expedientes que cabría esperar?
No. Por desgracia, el Archivo Municipal de Pozuelo de Alarcón tiene lagunas en varias series importantes. No conocemos estas razones con seguridad pero puede ser a causa de traslados, expurgos arbitrarios, retención en los despachos y archivos de oficina, inundaciones e incendios, etc. Téngase en cuenta que el verdadero control sistemático se establece a partir del año 2000.
¿Cuál es el tamaño del archivo municipal de Pozuelo de Alarcón?
El Censo de Archivos de la Comunidad de Madrid para el año 2022 https://www.comunidad.madrid/archivos/index.php/es/servicios/estadistica-de-archivos daba los datos de una superficie total útil destinada a depósitos de 492,00 metros cuadrados y un volumen por documentación conservada de 3.095,58 metros lineales.
