El archivo electrónico único

El sistema del archivo electrónico dentro de la administración electrónica

El Archivo Electrónico Único, AEU, cubre la función de archivo dentro de la Administración Electrónica; se reconoce así que la función de archivo se hace imprescindible y ligada a la utilidad administrativa.

El Archivo Electrónico se define como un repositorio central donde se almacenan y administran datos y documentos electrónicos, y sus metadatos. Observamos que la definición pone cuidado en hacer referencia a que este repositorio también administra, es decir, que realiza operaciones propias y añadidas, es competente y cuenta con un administrador. El Archivo Electrónico Único culmina el diseño del expediente electrónico. La gestión documental, records management, ya se inicia en el origen del expediente electrónico a través de la clasificación funcional, los metadatos, y la firma electrónica.

La recuperación de toda esa información, su reutilización, su revaloración, y su transparencia -vía derecho de acceso a la información, a los archivos y registros- va a depender de los elementos de la clasificación, los metadatos, la calificación, y del propio sistema del Archivo Electrónico.

En el sector público, el archivo electrónico es obligatorio y sigue una estandarización basada en los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad. Concretamente, el impacto del de Interoperabilidad es evidente. En este periodo de implantación, los proveedores precisan acelerar sus soluciones de archivo electrónico ya que hasta ahora han estado centrándose en otras fases del expediente electrónico. En algunos casos, las propias Administraciones ya han ido desarrollado sistemas (i-Arxiu, Archive, Gobierno Vasco), lo cual a su vez, plantea compartir los mismos sistemas para todas las Administraciones Públicas (transferencia tecnológica). En cualquier caso, el mayor reto que se tiene por delante en el sistema de Archivo Electrónico es la preservación digital a medio y largo plazo: la interoperabilidad en el tiempo.