Este artículo se ha vuelto necesario ante las preguntas de los usuarios.

Una digitalización en un archivo central administrativo público es un proceso complejo y costoso. Como vamos a exponer, la digitalización que necesita y está obligada a producir la Administración tiene poco que ver con la digitalización o “escaneado” doméstico o empresarial. Tampoco, con ser muy importante en los archivos, la digitalización de los documentos históricos se parece a la digitalización en un archivo central administrativo. (La digitalización técnica de documentos históricos normalmente también se externaliza y puede conllevar una gran complejidad; también requiere una financiación considerable. Hay excelentes ejemplos de digitalización de documentos históricos, pero su formato y sus implicaciones legales son muy diferentes a la digitalización administrativa). Nunca debemos olvidarnos de que no digitalizamos “información” sino que digitalizamos documentos administrativos, o si preferimos entenderlo así, “información documental” con valor de prueba. En la Administración Electrónica consolidada, esto nos lleva a seguir normas y estándares oficiales. Cumpliendo estas normas obtendremos lo que buscamos, las copias auténticas.

No puede ser un <<escaneado>> según se van desarrollando consultas puntuales: así no conseguimos la productividad deseada -un esfuerzo masivo-  y tampoco nos lleva la finalidad última, que es el de completar series. La digitalización en un archivo central administrativo debe reunir ciertas propiedades:

• Se evalúa y se planifica: hay que determinar la relación coste/beneficio:
• Una de las primeras decisiones a adoptar es si la digitalización va a tener lugar en los locales del Ayuntamiento o, por el contrario, en los locales de la empresa;
• Requiere un importante trabajo de pre-digitalización (paginación, descartes, etc.);
• El producto ha de ser una copia auténtica;
• Tiene que ser masiva  y acompañada, por ello mismo, de un control de calidad.(digitalización profesional, con escáneres de alta productividad y de gama alta, y operarios experimentados);
• Tiene que ser interoperable, con metadatos (digitalización profesional);
• Tiene que ser publicable en internet (por ejemplo, mediante el canal de la carpeta del ciudadano);
• Debe integrarse con la plataforma de gestión documental del Ayuntamiento hasta poder completar el ciclo de vida del documento administrativo que contempla el Archivo Electrónico Único (AEU). En justa correspondencia, los servidores deben estar dimensionados al nuevo peso.

Esta lista es la básica. Todavía podemos ampliarla a otros desarrollos complementarios como la de implementar aplicaciones de ocultación de los datos protegidos. Los ciudadanos, si tienen interés, pueden buscar en internet ejemplos de la tipología de pliegos técnicos que se utiliza en este tipo de contratos públicos. Los mismos portales de cada administración tienen obligación de publicarlos.

La base legal para acometer un esfuerzo de digitalización de carácter administrativo (no histórico) la encontramos en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que, en su Disposición transitoria primera establece lo siguiente:

1. El archivo de los documentos correspondientes a procedimientos administrativos ya iniciados antes de la entrada en vigor de la presente Ley, se regirán por lo dispuesto en la normativa anterior.

2. Siempre que sea posible, los documentos en papel asociados a procedimientos administrativos finalizados antes de la entrada en vigor de esta Ley, deberán digitalizarse de acuerdo con los requisitos establecidos en la normativa reguladora aplicable.

Digitalización sí, pero con recursos y cumplimiento de la normativa reguladora aplicable. Ahora vamos a desarrollar estos puntos. Estas normas son especialmente tres: la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos: la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico, y la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos. Además, no tiene ningún sentido digitalizar todo un archivo central administrativo público municipal, por la simple razón de que hay muchísimos documentos y expedientes que deben ser destruidos.

Los archiveros tenemos que establecer en el proyecto si la digitalización que producirá copias auténticas va a implicar la eliminación de los originales en papel. La decisión no tiene por qué ser la misma en los distintos organismos, pero debe quedar justificada por escrito. Pongamos el caso de la serie de los expedientes de obras mayores particulares en soporte analógico (papel) del archivo central administrativo, por ejemplo, desde el año 2000 hasta el año 2018. Muchos archiveros dicen que para esta serie en concreto no se tiene que producir la destrucción después de la digitalización. Con la digitalización estamos aportando automatización, comunicación e interoperabilidad, eso está claro y es un valor agregado, pero también hay que cuantificar otros datos. Hay que considerar temas como los costes por el cambio de plataformas de tramitación, o, ya pensando directamente en el cometido de la gestión documental, en la preservación digital a largo plazo. Otro aspecto es el de la amortización del espacio específicamente destinado a depósitos de archivo y que no se acomoda a otro nuevo uso. Con suerte, puede que todavía queden algunos metros lineales libres y éstos han de ser aprovechados.

Para terminar, queremos recordar la necesidad del trabajo en equipo. Un proyecto de digitalización necesita de un archivero, de auxiliares encargados de realizar la fase de pre-digitalización, de informáticos, de proveedores que hagan la digitalización, etc. Todo lo dicho puede asustar un poco, pero tiene un reflejo en una demanda especializada para el sector de la digitalización, de trabajo para el personal encargado de la fase de pre-digitalización, de un mayor desarrollo tecnológico, de la necesidad de aplicar la eliminación tasada de documentos, de acuerdos de cofinanciación que se ajusten a las directrices de esos acuerdos, etcétera. Este mercado existe.

Puedes contactar con nosotros a través de nuestro correo electrónico: archivo@pozuelo.madrid (Política de privacidad).